O pedido não tem dono.
A mensagem chega para várias pessoas, mas ninguém sabe quem está cuidando dela. O cliente precisa cobrar uma resposta.
Okto / Solicitações com responsável e continuidade
Email conectado.
Nenhum pedido sem direção.
Leve o email para dentro da operação de atendimento. Organize solicitações, mantenha o histórico e dê à equipe clareza sobre o que precisa acontecer depois.
Solicitação de propostaCliente → Sua equipe
Precisamos de equipamentos para a próxima obra. Podemos enviar os requisitos para uma proposta?
Contexto para responder
Recebemos sua solicitação. A equipe comercial dará continuidade à avaliação dos requisitos.
Contexto preservado Próximo passo
RE: Sobre minha solicitaçãoCliente → Sua equipe
Enviei as informações que estavam pendentes. Podemos seguir com o atendimento?
Contexto para responder
Vamos dar continuidade considerando as informações encaminhadas e o contexto da solicitação.
Contexto preservado Próximo passo
O que está em jogo
A caixa de entrada está cheia. A responsabilidade está clara?
A equipe responde duas vezes.
Conversas paralelas e encaminhamentos quebram o histórico e geram retrabalho.
Enviar não é entregar.
Mensagens mal configuradas ou sem relevância podem não chegar à caixa de entrada. O processo precisa considerar a qualidade do envio.
Onde isso encontra o seu negócio
Cada assunto merece um responsável. E uma resposta.
Propostas, suporte e acompanhamentos deixam de depender de quem abriu a caixa primeiro.
Orçamentos que chegam à equipe certa.
Organize pedidos recebidos por email e o encaminhamento necessário para construir a proposta.
Conversar sobre essa aplicaçãoUma solicitação, uma continuidade.
Dê contexto ao atendimento de dúvidas e ocorrências sem depender de uma cadeia de encaminhamentos internos.
Conversar sobre essa aplicaçãoInformações que acompanham o processo.
Planeje confirmações e comunicações de andamento conforme os eventos e integrações disponíveis.
Conversar sobre essa aplicaçãoAplicações ilustrativas, desenhadas a partir da realidade de cada operação.
Histórico + responsabilidade
Uma mensagem não deveria desaparecer entre equipes.
O valor está em organizar o atendimento e definir quem continua, não em acrescentar mais uma caixa de entrada.
Email / Exemplo
Podem atualizar minha solicitação?
INTELIGÊNCIA CENTRALOkto AIContexto. Decisão. Ação.
Ferramentas conectadas
Permissões e regras do negócio
Consulta
A resposta parte do conhecimento do seu negócio.
A IA consulta informações aprovadas para orientar a conversa. Quando falta informação, o caminho pode ser envolver sua equipe.
IA → ConhecimentoConsultar conhecimento aprovado
Conhecimento → InteraçãoInformação disponível para orientar a resposta
Consulta
A conversa encontra os dados de que precisa.
Consultas aos sistemas autorizados trazem contexto para a decisão, dentro dos acessos e integrações definidos para o projeto.
IA → Consultar dadosAssunto do email e histórico da solicitação
Consultar dados → InteraçãoDados autorizados retornam à interação
Consulta
A próxima resposta não começa do zero.
O histórico disponível ajuda a entender o que já foi pedido e encaminhado, preservando o contexto para a IA e para a equipe.
IA → HistóricoRecuperar histórico permitido do atendimento
Histórico → InteraçãoContexto disponível para dar continuidade
Ação autorizada
A intenção se transforma em uma ação autorizada.
A ferramenta executa o que foi previsto no processo e devolve seu resultado. A IA depende desse retorno para informar o que aconteceu.
IA → Executar açãoResponder com a atualização consultada
Executar ação → InteraçãoCliente informado sobre o andamento da solicitação
Atendimento humano
A pessoa certa assume. O contexto continua.
O email chega ao responsável com a conversa original e o histórico necessário para continuar.
IA → TransbordoTransferir conforme fila, responsável e permissão
Transbordo → InteraçãoAtendimento com a equipe, sem encerrar a demanda
Resolução sem transbordo
Resolvido pelo bot. Sem transbordo.
O bot consulta a informação e resolve o pedido de atualização por email, sem encaminhar a dúvida para uma pessoa. O histórico continua disponível para os próximos contatos.
IA → RetençãoConfirmar que a demanda do cliente foi resolvida
Retenção → InteraçãoDemanda resolvida pelo bot, sem atendimento humano
Exemplo ilustrativo. Retenção significa resolver a demanda com o bot, sem transbordo. Ferramentas, permissões e integrações dependem do projeto.
- Critérios de encaminhamento
- Contexto disponível para o atendimento
- Qualidade do envio acompanhada
O que muda no negócio
Organize a demanda. Preserve a continuidade.
Da caixa de entrada à solicitação acompanhada. O avanço é acompanhado com indicadores definidos junto à sua equipe.
01
Direcionar por necessidade.
Defina o tratamento dos assuntos recorrentes e quem deve receber cada tipo de solicitação.
O que acompanhar
Solicitações pendentes e encaminhadas
02
Continuar com histórico.
Conecte o atendimento ao contexto disponível para que a equipe entenda o pedido antes de responder.
O que acompanhar
Tempo de resposta e de resolução
03
Cuidar do envio.
Planeje autenticação do domínio, pertinência das mensagens e acompanhamento das falhas, conforme o serviço de email utilizado.
O que acompanhar
Falhas de entrega e solicitações concluídas
Indicadores propostos. Metas e fontes de dados são definidas com sua equipe.
Nosso método: Ciclo Okto
Do desafio à operação. Com a Okto ao seu lado.
Oito etapas para entender seu negócio, colocar a solução em operação e evoluir com resultados medidos. A parceria continua depois da implantação.
Mapear
Encontrar oportunidades
Planejar
Definir o próximo avanço
Definir Comunicação
Preservar sua identidade
Implantar
Colocar a solução em operação
Engajar
Ativar o relacionamento
Mensurar
Acompanhar resultados
Otimizar
Melhorar com dados reais
Expandir
Ampliar o valor entregue
Sobre Email
O que vale saber antes de começar.
É possível conectar nosso email atual?
Avaliamos o provedor, as permissões e a configuração de recebimento e envio para definir a integração adequada.
A integração garante que todo email vá para a caixa de entrada?
Não. Autenticação, reputação do domínio, conteúdo e regras do destinatário influenciam a entrega. Configuração técnica e acompanhamento ajudam a tratar esses fatores, sem garantia de posicionamento na caixa de entrada.
Como a operação evita pedidos esquecidos?
Definimos critérios de encaminhamento, responsáveis e forma de acompanhar as pendências no processo. O desenho e os indicadores são acordados no escopo.
Vamos construir juntos
Sua próxima entrega pode começar na caixa de entrada.
Comece por uma jornada, um objetivo e uma primeira entrega. A Okto segue ao seu lado para evoluir a operação.